Digitale Plattformen und Cloud-Services gewinnen für Startups immer mehr an Bedeutung. Zu Beginn ausschließlich für M&A und andere Geschäftstransaktionen verwendet, kommen sie inzwischen in vielen Bereichen zur Anwendung: in der Versicherung, in der Immobilienbranche, bei IT-Startups uvm. Was für einen VDR spricht und welche Eigenschaften sie besonders für Investoren interessant macht, klärt sich in der Folge.
Die Funktionsweise eines VDR
Bei einem Data Room handelt es sich um eine digitale Speicherlocation (üblicherweise in der Cloud) wo sensible Dokumente liegen. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für unterschiedliche Parteien für Unternehmensübernahmen, Fusionen o. ä. Hier können über Unternehmensgrenzen hinweg sensible Informationen geteilt, gespeichert, abgerufen und bearbeitet werden. Im Vergleich zum E-Mail-Verkehr oder papierbasierten Prozessen verzeichnet ein VDR ein klares Plus an Effizienz. Die vorherrschenden Sicherheitsvorkehrungen lassen zudem keinen Zweifel an dem jeweiligen Geschäftsprozess aufkommen.
Was macht VDR für Startups und Investoren interessant?
Virtuelle Datenräume zeichnen sich durch eine Vielzahl einzigartiger Funktionen aus. Sie verfügen über Stärken, die andere cloudbasierte Systeme nicht haben. Dazu zählen z. B:
- Zugriffsverwaltung: Administratoren können einzelnen Nutzern Rechte über die Dokumentenablage verleihen. Auf diese Weise lässt sich bestimmen, welche Parteien und Personen Dokumente einsehen, unterzeichnen, hoch- oder herunterladen können.
- Audit Trail: In einem VDR werden alle Nutzeraktionen protokolliert und in Audit Trail Berichten gelistet. Damit wird die Sicherheit erhöht und es werden wertvolle Einblicke in die Nutzung des virtuellen Datenraumes erhalten.
- Künstliche Intelligenz: Die Entwicklung von KI macht auch vor VDR nicht Halt. Inzwischen lässt sich Künstliche Intelligenz als persönlichen Assistenten nutzen, um u. a. Dokumente nach spezifischen Inhalten abzusuchen.
- Kommentarfunktion: Neben dem Einsehen von Dokumenten bieten die meisten Datenräume Tools zur Kommunikation. Fragen zu einzelnen Inhalten lassen sich auf diese Weise schnell klären.
- Ordnerstruktur und Filterfunktionen: Wie es sich für eine digitale Dokumentenablage gehört, existieren Funktionen zur Sortierung und Filterung der Unterlagen. Hinzukommen Ordnerstrukturen, – oft basierend auf vorgefertigten Blaupausen der VDR-Anbieter – die es ermöglichen, bei einer Vielzahl von Dokumenten die Übersicht zu behalten.
Strukturierte Dokumentenablage
Im VDR lassen sich relevante Dokumente zentral und in digitaler Form ablegen und bereitstellen. Nicht umsonst werden derlei Datenräume von vielerlei Unternehmen genutzt. Neben Unterlagen für VDR Due Diligence können sich hier Finanzdaten, Steuerunterlagen, Geschäftspläne uvm. wiederfinden. Der Zugriff auf Dokumente passiert schneller, als das auf Papierbasis oder in Clouds ohne Ordnerstruktur der Fall ist.
Effizienzsteigerung und Kostensenkung
Mit der Digitalisierung der Dokumente und der zentralen Nutzer- und Zugriffsverwaltung gehen Geschäftsprozesse schneller vonstatten. Die Effizienzsteigerungen sind für Investoren spür- und messbar. Prüfungen lassen sich schneller durchführen. Dies übersetzt sich gerade bei längeren Projekten in eine veritable Kostensenkung.
Vertrauen und Transparenz
Ein VDR verhindert die Notwendigkeit der manuellen Dokumentenweitergabe. Es wird sichergestellt, dass zu jedem Zeitpunkt alle Beteiligten auf dieselben Informationen zugreifen können. Veraltete Dokumente, Redundanzen und Versionskonflikte werden verhindert. Das erzeugt Transparenz und Glaubwürdigkeit. Das sind die wichtigsten Eigenschaften junger Startups, die auf der Suche nach neuen Geldgebern sind. Investoren können auf diese Weise schnell Einblick in die Geschäftszahlen, Steuerunterlagen etc. erhalten. Zudem hinterlässt ein gut gepflegter VDR einen professionellen Eindruck.
Sicherheitsfunktionen und Nachvollziehbarkeit
Die Sicherheitsstandards sind für einen Dataroom so hoch, wie sie für cloudbasierte Plattformen sein müssen. Hiesige Anbieter halten sich an deutsche und europäische Gesetzgebung wie die DSGVO. Sie verfügen stets über Möglichkeiten zur Nutzerverwaltung und Berechtigungsverteilungen sowie einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Hinzukommen können Wasserzeichenfunktionen und andere Funktionen. Die erwähnten Audit Trail Protokolle machen es einfach, vergangene Nutzeraktivitäten zu überprüfen und Sicherheitslecks zu schließen. Administratoren können jederzeit Zugriffsrechte an die Nutzer der Plattform verteilen. Das schützt vor Datenlecks und stärkt das Unternehmen-Investor-Verhältnis.
Das bringen virtuelle Datenräume
Mit den hier aufgelisteten Features und Eigenschaften stellen virtuelle Datenräume die moderne Lösung für Startups dar. Kurz gesagt bieten sie:
- Skalierbarkeit und können damit an jede Projektgröße angepasst werden
- höchste Sicherheitsstandards
- die bequeme und gleichzeitige, zentrale Verwaltung von Dokumenten
- den Umgang von vertraulichen Daten gemäß europäischer Datenschutzstandards
- Zeitersparnis und Effizienzsteigerungen
- weniger Personalaufwand und reduzierte Kosten
Relevante Unterschiede zwischen den Anbietern
Die in diesem Artikel aufgeführten Eigenschaften beziehen sich auf virtuelle Datenräume im Allgemeinen. Allerdings gibt es durchaus nennenswerte Unterschiede zwischen den jeweiligen VDR-Anbietern. Je nachdem welche Funktionen und Features als essentiell erachtet werden, kann das den Ausschlag für den ein oder anderen VDR-Betreiber geben. Unserer Erfahrung nach unterscheiden sich die Datenräume Anbieter vor allem in folgender Hinsicht:
- Kundenservice: Welche Kontaktwege stehen zur Auswahl bereit? Ist der Support rund um die Uhr erreichbar? Wie umfangreich sind die FAQ auf der Website?
- Preis: Selbstredend unterscheiden sich die Preise und sind mal stärker von der Projektgröße, mal von den angebotenen Features abhängig. Manche arbeiten mit Grundgebühren oder orientieren sich an der geforderten Speicherkapazität.
- Funktionalität: KI, Such-, Sortier- sowie Filterfunktionen stellen markante Unterschiede dar. Hier sollte jeder schauen, was dem eigenen Anforderungsprofil und der Projektgröße gemäß nötig ist.
- Sicherheit: Anbieter aus Europa gelten als sicher. Dennoch gibt es hier Unterschiede: Gibt es eine Notfallwiederherstellung (DRP)? Wie sicher ist der integrierte Virenschutz und das Login-Verfahren?