Steigende Bestellmengen und neue Vertriebskanäle verändern auch den Alltag im Onlinehandel. Viele Aufgaben, die früher im Hintergrund liefen, entwickeln sich dabei zu echten Zeitfressern. Hierzu zählen unter anderem das manuelle Übertragen von Bestelldaten in die Buchhaltung und das Prüfen eingehender Rechnungen. Genau an dieser Stelle setzen jedoch digitale und automatisierte Abläufe an, denn sie greifen dort ein, wo Routinen dominieren und Fehler teuer werden.

Wenn die Verwaltung zum Engpass wird

Im Backoffice laufen sämtliche Fäden aus Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Kundenservice zusammen. Fehlen allerdings saubere Prozesse, stauen sich Aufgaben an einzelnen Stellen.

Typisch sind zum Beispiel manuelle Datenübertragungen zwischen dem integrierten Shopsystem und der Buchhaltung. Jede händische Korrektur kostet hier Zeit und Konzentration. Zudem bestehen Sicherheitsrisiken, wenn die Daten nicht richtig verschlüsselt sind. Die Automatisierung setzt darum genau dort an, wo Abläufe bislang von Nachfragen oder Nacharbeiten abhängen. Prozesse laufen durch eine sinnvolle Automatisierung nach klar definierten Regeln ab, unabhängig davon, ob zehn oder tausend Vorgänge am Tag anfallen.

Digitale Rechnungen schaffen Ordnung

Ein besonders greifbares Beispiel liefert der Umgang mit Rechnungen, denn Papierbelege und Rechnungen in unterschiedlichen Formaten erschweren den Überblick. Hinzu kommen PDFs, die in einzelnen E-Mail-Postfächern zu suchen sind.

Viele Händler setzen deshalb (und aufgrund der für immer mehr Unternehmen geltenden E-Rechnungspflicht) auf die digitale Rechnungsstellung als festen Bestandteil ihres Finanzprozesses. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich nämlich, anders als Papier- und PDF-Rechnungen, direkt verbuchen und archivieren. Rückfragen sinken folglich deutlich, da Pflichtangaben automatisch erfasst sind. Im Tagesgeschäft zeigt sich der Vorteil vordergründig zum Monatsende, wenn Abschlüsse ohne langes Suchen möglich sind.

Eine automatisierte Buchhaltung entlastet Fachkräfte

Die Buchhaltung gilt im Onlinehandel häufig als notwendiges Übel. Dabei steckt hierin großes Potenzial für Effizienz, weil Systeme mit direkter Anbindung an Marktplätze und Zahlungsdienste Gebühren und Rückerstattungen automatisch zuordnen. Fachkräfte im Finanzbereich verbringen als Resultat weniger Zeit mit dem Sortieren und Abgleichen, Auswertungen sowie Planungsaufgaben erhalten mehr Raum im Arbeitsalltag. Auch der Austausch mit dem Steuerberater lässt sich strukturierter führen.

Ein praktisches Beispiel liefert der Fahrrad- und Komponentenhändler LXS‑Bike. Durch die Integration von Shop und ERP-System gleichen sich wichtige Datensätze wie Lagerbestände und Bestellungen automatisch ab. Mitarbeiter pflegen Informationen nicht mehr mehrfach in verschiedenen Systemen ein, was sich wiederum positiv auf die Effizienz des Unternehmens auswirkt.

Logistik-Vorteile durch klare Datenflüssen

Auch das Lager und der Versand sind eng mit dem Backoffice verzahnt. Unstimmige Bestände oder verzögerte Buchungen führen schließlich schnell zu Überverkäufen oder verspäteten Lieferungen.

Digitale Lagerverwaltungssysteme gleichen Bestände hingegen laufend mit dem Shop ab und melden Abweichungen sofort. Bei Zalando übernehmen beispielsweise KI‑gestützte Roboter in den Logistikzentren Aufgaben wie das Kommissionieren und Scannen von Artikeln. So werden retournierte Produkte schneller wieder für den Verkauf verfügbar, und Mitarbeiter konzentrieren sich auf komplexere Aufgaben. Diese automatisierten Abläufe schaffen eine Transparenz, die sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und die interne Planung auswirkt.

Weniger Abstimmung, mehr Klarheit

Die Automatisierung entfaltet ihre Wirkung primär dann, wenn verstreute Systeme miteinander verbunden werden. ERP-Lösungen bündeln zum Beispiel Daten aus verschiedenen Abteilungen und stellen sie einheitlich bereit. Informationen liegen also digital an einem Ort vor, sodass Abteilungen wie der Einkauf oder das Marketing sofort darauf zugreifen. Entscheidungen basieren in der Folge auf konsistenten Zahlen aus einer Quelle, was letztlich den Abstimmungsaufwand reduziert und widersprüchliche Auswertungen vermeidet.

Durch die Verbindung verschiedener Systeme zeigen sich im Alltag schnell große Vorteile, darunter

• ein geringerer manueller Pflegeaufwand in mehreren Abteilungen
• schnellere Freigaben durch transparente Workflows
• weniger Korrekturen durch konsistente Daten

Praxisnahe Schritte statt Komplettumbau

Nicht jedes Unternehmen sollte unbedingt mit einer großen Systemumstellung starten. Meist genügt es stattdessen, gezielt einzelne Abläufe anzupassen. Workflow-Tools für Freigaben im Einkauf oder bei Rechnungen ersetzen mitunter lange E-Mail-Ketten und digitale Dokumentenablagen schaffen Ordnung sowie klare Zugriffsrechte.

Schon punktuelle Automatisierungen vereinfachen also Abläufe im Backoffice und reduzieren fehlerhafte Einträge, wenn sie an die individuellen Umstände und Prozesse des Unternehmens angepasst sind. Ausschlaggebend ist deshalb eine frühzeitige und saubere Definition der Abläufe. Zuständigkeiten und Datenquellen sollten ebenfalls klar feststehen, bevor neue Software eingeführt wird. Klare Schnittstellen zwischen Systemen verhindern schließlich Datenverluste und stellen sicher, dass alle Informationen korrekt ankommen.

Menschen bleiben unerlässlich

Automatisierte Systeme erleichtern Routineaufgaben, aber das Know-how der Mitarbeiter bleibt essenziell. In erfolgreichen Projekten beziehen Verantwortliche ihre Mitarbeiter deshalb frühzeitig ein und erläutern die geplanten Änderungen der Abläufe. Digitale Schulungen helfen ferner, Unsicherheiten abzubauen und Akzeptanz zu schaffen. Fachabteilungen und IT sollten also eng zusammenarbeiten, um Prozesse schrittweise zu verbessern.

Die Automatisierung und Digitalisierung im Backoffice verändern den Onlinehandel leise, aber nachhaltig. Sie verschieben den Fokus weg von wiederkehrenden Handgriffen hin zu Aufgaben, die echtes Wachstum unterstützen. Genau darin liegt ihr langfristiger Wert.