Viele Unternehmen starten ihre Produktverwaltung pragmatisch: Eine Excel-Liste dient als zentrale Datenbank für Artikelnummern, Preise und Beschreibungen. Solange das Sortiment klein bleibt und nur ein Vertriebskanal bedient wird, funktioniert dieser Ansatz tadellos. Sobald jedoch der eigene Onlineshop wächst, Marktplätze wie Amazon hinzukommen oder Print-Kataloge erstellt werden müssen, entwickelt sich die Tabelle zum geschäftskritischen Nadelöhr. Ein Product Information Management (PIM) System ersetzt dieses Provisorium durch eine professionelle Infrastruktur, die Datenqualität sichert und Vertriebsprozesse beschleunigt.
Das Wichtigste in Kürze
- Excel stößt bei komplexen Produktbeziehungen, Medienverwaltung (Bilder/Videos) und mehrsprachigen Sortimenten an technische Grenzen.
- Ein PIM-System fungiert als „Single Source of Truth“, die verlässliche Produktdaten zentral bündelt und automatisiert in alle Verkaufskanäle ausspielt.
- Die Einführung lohnt sich meist dann, wenn Sie mehr als 500 Artikel führen, international expandieren oder regelmäßig neue Kollektionen veröffentlichen.
Wann Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen stoßen
Das erste Warnsignal ist meist der Verlust der Datenhoheit: Verschiedene Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Versionen derselben Excel-Datei („Preisliste_final_v3.xlsx“), was unweigerlich zu Fehlern im Onlineshop oder auf Rechnungen führt. Zudem sind Tabellenkalkulationen zweidimensional strukturiert und können komplexe Beziehungen zwischen Produkten – wie etwa Zubehörteile, Ersatzteile oder Cross-Selling-Optionen – nur sehr umständlich abbilden. Wer versucht, Bilder oder technische Datenblätter direkt in Zellen zu verwalten, erzeugt instabile Dateien, die kaum noch per E-Mail versendbar sind und keine vernünftige Versionierung zulassen.
Ein weiteres kritisches Limit ist die fehlende Kanalspezifik: Ein technisches Merkmal muss für den Onlineshop vielleicht anders formatiert sein als für den Export zu einem Großhändler oder für ein gedrucktes Datenblatt. In Excel müssen Sie diese Varianten oft händisch pflegen oder komplexe Formeln bauen, die bei jeder Änderung brechen können. Wenn Marketingteams mehr Zeit mit Copy-Paste-Arbeiten verbringen als mit der Optimierung von Verkaufstexten, bremst die technische Basis das operative Geschäft messbar aus und erhöht die „Time-to-Market“ unnötig.
Welche Datenprobleme ein PIM konkret löst
Ein PIM-System ist weit mehr als nur eine bessere Datenbank; es ist eine Arbeitsumgebung, die speziell für die Anreicherung (Enrichment) von Rohdaten konzipiert wurde. Um zu verstehen, ob sich die Investition lohnt, hilft ein Blick auf die konkreten Problemfelder, die diese Softwarekategorie adressiert. Die folgende Übersicht zeigt die Hauptaufgaben, die ein PIM von manueller Pflege übernimmt und automatisiert.
- Zentralisierung (Single Source of Truth): Bündelung von Daten aus ERP, Lieferanten-Feeds und Marketing-Eingaben an einem einzigen Ort.
- Medien-Management (DAM): Direkte Verknüpfung von Bildern, Videos und PDFs mit dem jeweiligen Artikel, inklusive Formatanpassung für verschiedene Kanäle.
- Übersetzungsmanagement: Strukturierte Workflows für mehrsprachige Texte, sodass kein Markt vergessen wird.
- Qualitätssicherung: Das System warnt aktiv, wenn Pflichtfelder fehlen oder Formate (z. B. Maßeinheiten) nicht den Vorgaben entsprechen.
Indem diese Bereiche systemisch abgedeckt werden, entfällt die fehleranfällige doppelte Datenhaltung. Änderungen an einem Produkt – etwa eine angepasste Pflegehinweis-Beschreibung – müssen nur noch einmal zentral vorgenommen werden. Das System verteilt die korrigierte Information anschließend automatisch in Echtzeit an den Shop, den Marktplatz-Feed und die App, was das Risiko veralteter Informationen beim Endkunden eliminiert.
Abgrenzung zum ERP: Wo gehören welche Daten hin?
Ein häufiges Missverständnis liegt in der Rolle des ERP-Systems (Enterprise Resource Planning), da dort Artikelstammdaten ohnehin geführt werden. Das ERP ist jedoch für logistische und kaufmännische Prozesse optimiert: Es kennt Lagerbestände, Einkaufspreise und Lieferantenkonditionen, bietet aber kaum Felder für emotionale Marketingtexte, SEO-Keywords oder hochauflösende Bildergalerien. Wenn Unternehmen versuchen, ihr ERP zum Marketing-Tool aufzubohren, entstehen oft teure, unflexible Insellösungen, die von der IT kaum noch wartbar sind.
Die saubere IT-Architektur folgt daher einer klaren Arbeitsteilung: Das ERP liefert die „harten“ Fakten (SKU, Preis, Bestand), das PIM übernimmt diese und reichert sie mit „weichen“ Marketinginhalten an. Erst der angereicherte Datensatz – der sogenannte „Golden Record“ – wird an den Onlineshop oder Marktplätze übermittelt. Diese Trennung sorgt dafür, dass das ERP schlank und updatefähig bleibt, während das Marketingteam im PIM volle kreative Freiheit genießt, ohne buchhalterische Daten versehentlich zu überschreiben.
Wie zentrale Datenhaltung den Vertrieb beschleunigt
Geschwindigkeit ist im E-Commerce ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, besonders beim Launch neuer Kollektionen oder der Erschließung neuer Märkte. Ohne PIM müssen Produktmanager für jeden neuen Kanal (z. B. Amazon, Zalando, Otto) prüfen, welche Attribute gefordert sind, und diese manuell in separaten Listen zusammenstellen. Mit einem PIM definieren Sie einmalig Export-Profile: Das System weiß automatisch, dass Amazon Bilder in einer bestimmten Auflösung und Titel mit maximal 200 Zeichen benötigt, und transformiert die Daten entsprechend im Hintergrund.
Auch die Internationalisierung wird durch zentrale Systeme massiv vereinfacht. Anstatt Excel-Listen per E-Mail an Übersetzungsagenturen zu senden und das Ergebnis mühsam zurückzukopieren, bieten PIM-Systeme oft integrierte Schnittstellen oder Portale für Übersetzer. Diese sehen den Kontext (z. B. das Produktbild zum Text) und arbeiten direkt im System. Der Status jeder Übersetzung ist transparent nachverfolgbar, sodass Sie genau wissen, wann ein Produkt bereit für den französischen oder spanischen Markt ist.
Entscheidungskriterien für die Softwareauswahl
Der Markt für PIM-Lösungen ist groß und reicht von schlanken Open-Source-Varianten bis hin zu mächtigen Enterprise-Suites. Bei der Auswahl sollten Sie nicht nur auf Lizenzkosten schauen, sondern vor allem auf die Konnektivität. Entscheidend ist, wie einfach sich das System an Ihre bestehende Landschaft (Shopsystem wie Shopify/Magento/Shopware und Ihr ERP) anbinden lässt. Vorkonfigurierte Schnittstellen sparen hier immense Implementierungskosten und verkürzen die Projektlaufzeit erheblich.
Checkliste für den Systemvergleich
- Benutzerfreundlichkeit: Können Marketingmitarbeiter ohne IT-Kenntnisse intuitiv damit arbeiten?
- Asset Management: Ist die Verwaltung von Bildern und Dokumenten stark genug oder benötigen Sie ein separates DAM?
- Datenmodell-Flexibilität: Lassen sich Attribute und Kategorien einfach anpassen, wenn sich Ihr Sortiment ändert?
- API-Performance: Wie schnell kann das System Tausende von Datensätzen im- und exportieren?
Achten Sie zudem auf das Lizenzmodell und den Betrieb (SaaS in der Cloud vs. On-Premise auf eigenen Servern). Cloud-Lösungen bieten meist den Vorteil, dass Sie sich nicht um Updates und Serverwartung kümmern müssen, was interne IT-Ressourcen schont. On-Premise-Lösungen bieten hingegen maximale Kontrolle über die Datenhoheit, erfordern aber entsprechendes technisches Personal für den laufenden Betrieb.
Schritte für eine erfolgreiche Einführung
Die Einführung eines PIM-Systems ist zu 20 Prozent ein IT-Projekt und zu 80 Prozent ein Organisationsprojekt. Der häufigste Fehler ist der Versuch, „schmutzige“ Daten aus alten Excel-Tabellen unbesehen in das neue System zu migrieren. Nutzen Sie die Einführung zwingend für eine initiale Datenbereinigung und definieren Sie im Vorfeld klare Standards: Wie werden Attribute benannt? Welche Felder sind Pflicht? Wer darf Daten freigeben? Ohne diese Governance wird auch das beste Software-Tool schnell wieder zum Chaos führen.
Planen Sie die Implementierung iterativ, statt alle Daten auf einmal umziehen zu wollen. Starten Sie mit einer Produktkategorie oder einem Ländermarkt, um die Prozesse zu testen und das Team zu schulen. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Erfolg: Wenn das Marketingteam erkennt, dass das PIM ihnen lästige Routinearbeiten abnimmt und nicht nur Verwaltungsaufwand erzeugt, wird das System schnell zum unverzichtbaren Werkzeug im Arbeitsalltag.
Fazit: Vom Verwaltungsaufwand zum Wettbewerbsvorteil
Der Wechsel von Excel zu einem PIM-System markiert für Händler und Hersteller oft den Schritt vom Handwerk zur industriellen Skalierung im E-Commerce. Zwar erfordert die Einführung Zeit und Budget, doch die Rendite zeigt sich schnell in einer drastisch reduzierten Fehlerquote, konsistenten Markenauftritten auf allen Kanälen und schnelleren Produktlaunches. Wer seine Produktdaten nicht mehr suchen und flicken muss, hat endlich wieder Ressourcen frei, um sich um Strategie und Verkauf zu kümmern.
In Zukunft wird die Rolle des PIM noch wichtiger werden, da Anforderungen durch KI-gestützte Personalisierung und neue Ausgabekanäle (wie Voice Commerce) weiter steigen. Ein sauberes, strukturiertes Datenfundament ist die einzige Möglichkeit, technologisch Schritt zu halten. Betrachten Sie Ihre Produktdaten daher nicht als lästige Pflicht, sondern als eines der wertvollsten Assets Ihres Unternehmens, das ein professionelles Zuhause verdient.